Zomervakantie en opname van aaneengesloten verlof van twee of meer kalenderweken tussen 30 april en 1 oktober levert vaak spanning op tussen werkgever en werknemer. Hieronder een aantal aanbevelingen hoe je daar als werkgever mee om kunt gaan. Houd hierbij altijd in ogenschouw dat het Burgerlijk Wetboek (art. 638) en de CAO in acht genomen dienen te worden (zie bijlage hieronder). Eigen afspraken in arbeidsovereenkomsten of bedrijfseigen regelingen zijn toegestaan mits ze niet met de wet en de CAO conflicteren. Wil je zekerheid hebben bij specifieke situaties of voorbeeld regelingen, dan kun je altijd contact opnemen met de brancheorganisatie.
Stel een deadline
Communiceer duidelijk de uiterste datum waarop medewerkers hun vakantieaanvraag schriftelijk moeten indienen. Geef ook duidelijk schriftelijk aan dat de aanvragen die ingediend worden niet eerder toegekend zijn dan wanneer je als werkgever een definitief besluit hebt genomen over alle ingediende aanvragen. Volgens de wet hebben werkgevers de mogelijkheid om tot twee weken na de aanvraag schriftelijk bezwaar te maken. Als dat niet gebeurt, is de vakantie vastgesteld volgens de wensen van de werknemer. Ook kun je pas een vakantieplanning maken als alle vakantieaanvragen zijn ontvangen.
Stel eventueel een vakantie aanvraagformulier op waarin duidelijk staat vermeld:
- de afspraken en regels
- de procedure
- deadlines en tijdpad voor besluitvorming
- wijze van besluitvorming
Bepaal vooraf de minimale bezettingsgraad
In een basisrooster voor het hoogseizoen stel je de minimale bezettingsgraad per afdeling en/of per functie vast. Je gaat na hoeveel werknemers minimaal per dag aanwezig moeten zijn. Daarbij is het belangrijk om in te schatten of de werkzaamheden in je bedrijf af- of toenemen tijdens het hoogseizoen. Vergelijk het met andere perioden en met voorgaande jaren.
Inventariseer knelpunten
De volgende stap is het invullen van het basisrooster aan de hand van de vakantieaanvragen. Zo zie je al vrij snel waar mogelijke obstakels liggen. Waak voor onderbezetting. Er zullen ook weken zijn dat er meer mensen aanwezig zijn dan nodig is. Dat is geen probleem, mits er voldoende werk voorhanden is. En zo is er eindelijk tijd voor de klussen die eerder bleven liggen.
Zoek oplossingen voor onderbezetting
Om onderbezetting te voorkomen, probeer je eerst of werknemers er bij het boeken van hun vakanties onderling uitkomen, of samen met hun direct leidinggevende. Lukt dat niet? Dan beslis jij als werkgever welke vakantieaanvragen worden goedgekeurd. Daarbij let je op verschillende factoren die je vooraf hebt besproken of die vaststaan in het contract.
Afspraken maken
Je kunt bijvoorbeeld afspreken dat elk jaar een andere medewerker voorrang krijgt. Of je geeft personeel met schoolgaande kinderen of partners in de bouw of het onderwijs voorrang. Let wel, dergelijke afspraken kun je alleen maken als het in de arbeidsovereenkomst is vastgelegd. (Hier geldt ook een bedrijfseigen regeling mits dit wordt vermeld in de arbeidsovereenkomst en ook is verstrekt aan de medewerker). Het dient aanbeveling dat een bedrijfseigen regeling is afgestemd met de PVT of de OR.
Blijven er gaten over?
Vraag parttimers of ze in de vakantieperiode extra uren willen maken. Zo vang je al een groot deel van de onderbezetting op. Bovendien staan parttimers er vaak positief tegenover. De extra uren kunnen worden uitbetaald in salaris of worden omgezet in extra vrije dagen buiten het hoogseizoen. Tot slot is er altijd nog een mogelijkheid voor het inhuren van flexwerkers of vakantiekrachten, zoals uitzendkrachten en freelancers.
Vakantieaanvraag weigeren
Wijs een vakantieaanvraag alleen af als er sprake is van een deugdelijke, dringende reden. Daarvan is sprake als:
- een collectieve vakantie is vastgesteld (bouwvak of schoolvakanties)
- speciale afspraken in de arbeidsovereenkomst, en/of bedrijfseigen regeling met verwijzing in de arbeidsovereenkomst, zijn gemaakt
- de vakantiewens grote problemen oplevert voor de bedrijfsvoering (deze problemen moet je als werkgever goed kunnen onderbouwen) Zie artikel 40 CAO Textielverzorging.
In alle andere gevallen kun je een vakantieaanvraag niet zomaar weigeren. Bied een redelijk alternatief wanneer je de vakantieaanvraag weigert. Het is belangrijk voor de verstandhouding dat dit in goed overleg gebeurt.
Maak de vakantieplanning algemeen bekend
Een helder schema biedt een hoop duidelijkheid. Zo weten collega’s precies van elkaar wanneer ze wel en niet zijn ingeroosterd en zien ze bijvoorbeeld bij ziekte in één oogopslag wie wel of niet voor vervanging beschikbaar is. Maak daarom de definitieve vakantieplanning voor iedereen zichtbaar en hang een geprinte versie op een centrale plek. Of deel hem digitaal.
NB: Als je andere afspraken hebt gemaakt in de arbeidsovereenkomst en een verwijzing hebt naar een bedrijfseigen regeling aanvullend op de CAO en Burgerlijk Wetboek, dan gelden de afspraken in de arbeidsovereenkomst mits ze niet conflicteren met de wet en de CAO en de bedrijfseigen regeling is overeengekomen met de OR of PVT.
BIJLAGE
Verlof Burgerlijk Wetboek: artikel 638: vakantie opnemen
- De werkgever is verplicht de werknemer ieder jaar in de gelegenheid te stellen de vakantie op te nemen waarop de werknemer op grond van artikel 634 ten minste aanspraak heeft.
- Voorzover in de vaststelling van de vakantie niet is voorzien bij schriftelijke overeenkomst dan wel bij of krachtens collectieve arbeidsovereenkomst of regeling door of namens een daartoe bevoegd bestuursorgaan of de wet, stelt de werkgever de tijdstippen van aanvang en einde van de vakantie vast overeenkomstig de wensen van de werknemer tenzij gewichtige redenen zich daartegen verzetten. Indien de werkgever niet binnen twee weken nadat de werknemer zijn wensen schriftelijk heeft kenbaar gemaakt, schriftelijk aan de werknemer gewichtige redenen heeft aangevoerd, is de vakantie vastgesteld overeenkomstig de wensen van de werknemer.
- In geval van gewichtige redenen wordt de vakantie op zodanige wijze vastgesteld dat de werknemer desverlangd, voorzover zijn aanspraak daartoe toereikend is, gedurende twee opeenvolgende weken of tweemaal een week vakantie kan opnemen.
- De werkgever stelt de vakantie zo tijdig vast dat de werknemer gelegenheid heeft tot het treffen van voorbereidingen voor de besteding van de vakantie.
- De werkgever kan, indien daartoe gewichtige redenen zijn, na overleg met de werknemer, het vastgestelde tijdvak van de vakantie wijzigen. De schade die de werknemer lijdt ten gevolge van de wijziging van het tijdvak van de vakantie, wordt door de werkgever vergoed.
- De werkgever is verplicht de werknemer de resterende aanspraak op vakantie in dagen of uren te verlenen, tenzij gewichtige redenen zich daartegen verzetten.
- Indien een aanspraak op vakantie is verworven die het in artikel 634 bedoelde minimum te boven gaat, kan voorzover die aanspraak dat minimum te boven gaat, bij schriftelijke overeenkomst van de in lid 2 genoemde termijn worden afgeweken ten nadele van de werknemer.
CAO Textielverzorging: artikel 40 lid 5
De verlofuren dienen te worden opgenomen in overleg tussen werkgever en werknemer met inachtneming van de volgende bepalingen:
a. werkgever dient op werknemersverzoek tot opname van verlofuren te beslissen binnen 2 werkdagen. Op een verzoek van werknemer tot opname van meer dan 5 werkdagen verlof dient werkgever binnen 10 dagen en voorzover dit verzoek betrekking heeft op aaneengesloten verlof van drie kalenderweken tussen 30 april en 1 oktober voor 1 maart te beslissen;
b. werkgever kan op een verzoek tot opname van verlofuren afwijzend beslissen, indien werkgever kan aantonen, dat vervanging van betrokken werknemer tijdens de gewenste verlofuren noodzakelijk zou zijn én niet realiseerbaar zou zijn;
c. werkgever zal niet afwijzend beslissen op een verzoek tot opname van verlofuren, indien:
– dit verzoek wordt gedaan twee maanden of langer voor de gewenste opname terwijl afwijzing van het verzoek ertoe zou leiden dat volledige opname van de in het kalenderjaar opgebouwde verlofuren binnen datzelfde kalenderjaar voor werknemer onmogelijk zou zijn;
– dit verzoek wordt gedaan wegens religieuze of levensbeschouwelijke dagen, tenzij aan het verzoek van de werkgever strekkend tot opgave van dergelijk verlof door de werknemer niet is voldaan.
d. een afwijzing van een verzoek tot het opnemen van verlofuren dient door werkgever terstond schriftelijk te worden bevestigd.
