Per 1 juli 2024 gaat er een nieuwe rapportageverplichting in: de Werkgebonden Personen Mobiliteit, kortweg WPM.
Deze CO2-rapportageplicht gaat gelden voor organisaties die op 1 juli 2024 honderd of meer werknemers in dienst hebben. Als er sprake is van meerdere vestigingen, is leidend dat de vestigingen onder hetzelfde KvK-nummer vallen. Het gaat om werknemers die ten minste twintig uur per maand werken. Uitzendkrachten en vrijwilligers tellen niet mee.
Als er geen auto ter beschikking gesteld wordt of als er geen financiële reisvergoeding gegeven wordt, voor welk vervoermiddel dan ook, dan geldt de rapportageverplichting niet.
De verplichting vloeit voort uit afspraken die zijn vastgelegd in het klimaatakkoord 2019. Het doel hiervan is om de CO2-uitstoot voor zakelijke reizen en het woon-werkverkeer omlaag te brengen.
Het volgende moet gerapporteerd worden, van zowel woon-werkverkeer als zakelijke kilometers:
- Het totaal aantal gereisde kilometers van de werknemers per jaar;
- Het soort vervoermiddel – vlieg- en bootreizen zijn uitgezonderd;
- Het type brandstof.
De gegevens kunnen ingevuld worden op een digitaal formulier op de site van de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO). Je moet daarvoor wel een eHerkenning-inlog hebben – de DigiD voor ondernemers en overheden.
Je hoeft de CO2-uitstoot niet zelf te berekenen. Na het invullen van het formulier rolt er een CO2-rapportage uit. De rapportage geeft inzicht in de CO2-uitstoot en het bevat praktische tips om verder te verduurzamen. Na het insturen van het formulier kan de omgevingsdienst controleren of de gegevens kloppen.
Vanaf dan moet er jaarlijks worden gerapporteerd. Ieder jaar moeten voor 1 juli de gegevens van het jaar daarvoor zijn ingediend. Op 30 juni 2025 moet de eerste rapportage over 2024 zijn ingediend. Het systeem staat nu ook al open, voor als je vrijwillig je gegevens wilt rapporteren.
Wat is de impact nu al voor bedrijven?
Het declaratiesysteem moet zo zijn ingericht dat men de gevraagde gegevens kan rapporteren. Dat betekent dat men het systeem zo moet inrichten dat bij iedere declaratie inzichtelijk is wat het vervoermiddel was, op welke brandstof het reed en hoeveel kilometer er is gereden. Let op dat ook de kilometers van (e-)fietsen (inclusief speed-pedelecs), motoren en brommers meetellen.
Er worden geen persoonsgegevens van werknemers bij de RVO gerapporteerd. Bij het inleveren van de rapportage speelt de privacywet hier dus geen rol. De privacy komt wel om de hoek kijken bij het verzamelen van de gegevens. Volgens de privacywet AVG mag alleen persoonsgegevens verwerkt worden als daar een geldige reden/grondslag voor is. De rapportageverplichting is een geldige reden.
Leasebedrijven en wagenparkbeheerders zijn op de hoogte van de rapportageverplichting en kunnen een jaaroverzicht geven. Voor het eigen wagenpark moet men zelf het vervoersmiddel, brandstoftype en jaarkilometers bijhouden. Zorg er dus voor dat dit goed bijgehouden wordt. Als het bedrijf toestaat dat er privéritten worden gereden met de leaseauto, dan moet men die privékilometers van het totaal aantal kilometers aftrekken.
De RVO heeft een handreiking voor werkgevers gemaakt. Daarin staan tips hoe men de gegevens kan verzamelen, een voorbeeld van het digitale formulier dat ingevuld moet worden, hoe de CO2-uitstoot wordt berekend en een voorbeeld van een enquête die men kan sturen naar de werknemers.